Hankintatoimi helpoksi - ylin johto investoi hankintasovelluksiin parantaakseen yrityksen tuottavuutta ja kannattavuutta
”Hankintatoimen tukena käytettävä teknologia selittää yritysten menestymistä arvoketjussa”, toteaa AMR Researchin tutkimusjohtaja Mickey North Rizza.
Mickey North Rizza on työskennellyt 22 vuotta kansainvälisen ostotoiminnan kehittämisen ja toimitusketjun hallinnan parissa.
”AMR Research julkaisi tammikuussa hankintatoimen järjestelmähankintoja koskevan tutkimuksen, jonka mukaan ylin johto investoi hankintasovelluksiin parantaakseen yrityksen tuottavuutta ja kannattavuutta. Tietohallinto-osastolla keskeisimmäksi syyksi nähtiin puolestaan kustannussäästöt. Havaintomme kertoo it:n ja hankintajohdon tavoitteiden yhdenmukaistumisesta. Kun tarkastellaan maailmantalouden tilaa, tuntuu näihin sovelluksiin investoiminen järkevältä.”
”Mistä yritykset hakevat nopeita kustannussäästöjä ja onnistumisia pyrkiessään parantamaan kannattavuuttaan ja alentamaan kustannuksia? Hankinnasta”, North Rizza kertoo ja ennustaa, että hankintajärjestelmiin käytettävät menot lisääntyvät 14,5 prosenttia vuonna 2008.
Oikea teknologia oikeassa käytössä tarjoaa etuja
North Rizzan mukaan hankintajärjestelmät parantavat ja automatisoivat sekä yrityksen sisäis tä tiedonkulkua että kanssakäymistä toimittajien kanssa.
”Niinpä esimerkiksi kilpailutusohjelmistojen avulla eri toiminnot ja liiketoimintayksiköt voivat osallistua yhteistyössä kilpailutusprosessiin oman roolinsa mukaisesti ja pisteyttää tarjouksen sekä välittää tiedon lopputuloksesta välittömästi kaikille asianosaisille. Tilausjärjestelmien sähköistäminen automatisoi koko prosessin hankintaehdotuksen laadinnasta aina tuotteiden vastaanottoon ja ostolaskun maksatukseen. Hankintaehdotus käsitellään automatisoidun työnkulun avulla, jolloin myös talousosaston on aiempaa helpompi valvoa, että hankinnat toteutetaan sisäisten sääntöjen ja lainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisesti.”
Hankintasovellusten käyttöönottoon liittyy kuitenkin myös haasteita, kuten esimerkiksi miten hyvin yritys voi integroida sovelluksen olemassa oleviin järjestelmiinsä.
”Kielteiset puolet tulevat esiin, kun prosessien rajapinnat eivät kohtaa: automaatio ei toteudu, ja käyttöön on otettava manuaalinen varakäytäntö tai vaihtoehtoinen järjestelmä. Aina, kun näin käy, jokin osa prosessista katkeaa, mikä aiheuttaa turhaa työtä ja lisää virheiden mahdollisuutta. Monet yritykset tekevät hyvää työtä poistaessaan prosessien välisiä katkoksia.
Jos aukkoja on kuitenkin liikaa, virheet ovat väistämättömiä. Seurauksena on ylimääräisiä kustannuksia ja ostoja, joita ei tehdä yrityksen hankintapolitiikan mukaisesti.”
Ostotoiminnan kehittäminen on trendikästä
Ostotoiminnan kehittäminen on kuulunut viime vuosien kuumimpiin markkinoihin.
”Hankintaprosessien hallinta on osoittautunut ongelmalliseksi monissa yrityksissä. Investoimalla ostotoimintaa tukevaan teknologiaan yritykset saavuttavat välittömiä säästöjä. Säästöillä taas voidaan rahoittaa muita projekteja, kuten tilausjärjestelmien sähköistämistä. Hankintajärjestelmämarkkinat käyvät edelleen kuumina, sillä maailmanlaajuinen talous on epävakaa. Odotan tilanteen jatkuvan samanlaisena. Ohjelmistot tarjoavat yhä enemmän toiminnallisuutta ja tietoa, joiden avulla yritykset voivat optimoida hankintojaan, painottaa esimerkiksi vihreitä arvoja ja valita monipuolisempia toimittajia sekä kerätä tietoa hyödykemarkkinoista”, North Rizza kertoo.
North Rizzan mukaan vuonna 2008 organisaatiot pyrkivät investoinneillaan parantamaan hankintojen läpinäkyvyyttä, toimittajayhteyksiä ja sopimusten hallintaa.
”Samat asiat painottuvat myös yritysten hankintastrategioissa, kun yritykset haluavat varmistaa hankintojen läpinäkyvyyden, hyvät yhteydet toimittajiin sekä vahvistaa toimittajasuhteitansa sopimuksilla. On tärkeää, että nämä kolme osa-aluetta sisältyvät joko sähköisen hankinnan ohjelmistoon tai hankintatoimen alustaan.”
North Rizza ennustaa hankintasovellusten olevan organisaatioille merkittävä investointikohde myös seuraavien kolmen vuoden aikana. Hän uskoo, että perinteisistä toiminnanohjausjärjestelmän investoinneista ollaan siirtymässä alan parhaiden ohjelmistojen ja sovellusten käyttöön.
”Tätä edistää se, että liiketoimintayksiköissä toimivat ostajat pyrkivät yhdessä it-osastojen kanssa löytämään optimaalisen liiketoimintaprosessin yhden yhtenäisen alustan sijaan.”
**
Artikkeli julkaistiin Baswaren Update-asiakaslehdessä 02/2008