Tarkasta kuljetuspalvelujen laskut automaattisesti

Managing partner, Logentia Oy Ltd

Suomessa on lukemattomia yrityksiä, jotka käyttävät vuosittain miljoonia euroja kuljetuspalveluiden hankkimiseen. Kuljetuskustannukset ovatkin monessa kaupan ja teollisuuden alan yrityksessä suurin kuluerä henkilöstökustannusten jälkeen. Toimialasta riippuen kuljetustapahtumien määrä yhdellä kuljetuslaskulla voi olla helposti satoja rivejä, jolloin niiden tarkastaminen käsityönä on hyvin työlästä. Tästä seuraa kolme tyypillisintä skenaarioita:

1) Rahtilaskuja ei tarkasteta

2) Laskuja tarkistetaan pistokokeilla

3) Yrityksen palveluksessa on henkilö, joka käyttää merkittävän osan työajastaan laskujen tarkastamiseen

Laskutusvirheiden määrä vaihtelee tapauskohtaisesti, ollen keskimäärin noin 3% ylilaskutuksen puolella. Räikeimmissä tapauksissa havaitaan kuljetusyrityksen laskuttavan asiakastaan väärän hinnaston perusteella, jolloin reklamoitavat summat voivat olla huomattavia.

Suomalainen kuljetusten sopimus- ja hintatiedon tuottamiseen erikoistunut yritys, Logentia, on tuonut yhteistyössä Baswaren kanssa markkinoille rahtilaskujen automaattisen tarkastamisen palvelun. Muun muassa Nokian Renkaat on tarkastanut kuljetuslaskunsa Logentian avulla jo vuosia. Palvelun saa käyttöön hyvin nopeasti, sillä palvelu ei vaadi integrointityötä.

Automatisoitu laskuntarkastus tuo läpinäkyvyyden laskutusvirheiden lisäksi myös kuljetusliikkeiden soveltamiin lisämaksuihin. Lisämaksuja voivat olla esimerkiksi odotusaikamaksut, perälautalisät ja konttien siivoukset, joita voi ilmestyä yksiselitteisen sopimushinnan päälle. Kuljetusliikkeiden laskuntarkastuksen yhteydessä tehdään myös kuljetuskustannusten jako eri kustannuspaikoille, mikä säästää merkittävästi aikaa.

Palvelu toimii siten, että Basware ohjaa saapuvien kuljetuslaskujen tiedot Logentian järjestelmään tarkastettavaksi. Logentian järjestelmä hakee kuljetusliikkeen laskuttaman summan rinnalle yrityksen kuljetussopimukseen perustuvan hinnan. Tarkastuksesta muodostuu automaattisesti raportti, josta laskutuspoikkeamat ja kustannuspaikkakohtaiset summat on helppo nähdä. Logentian tarkastusraportti lähetetään asiakkaan määrittämälle henkilölle esimerkiksi kuljetuslaskujen asiatarkastajalle. Raportti antaa myös tarkan kuljetuskustannusten muodostumisesta, kun jokainen laskutettu tapahtuma saadaan systemaattisesti raportoinnin piiriin ja hyödynnettäväksi esimerkiksi kuljetustarjousten keskinäisessä vertailussa.

Lisää asiakaskokemuksia automaattisesta laskuntarkastuksesta on kuultavissa Basware Connect 2016 -tapahtumassa 27.-28.10.2016 puheenvuorossa Case Mesvac: Kuljetuslaskujen automaattinen tarkastaminen ja kustannuspaikkajako.

Kategoria: Accounts Payable