Hankinnasta maksuun –prosessien optimointi alkaa tästä. Kulut, rahavarat ja pääoma tasapainoon.
Hankinnasta maksuun -hyötylaskuri
Lue, mitä hyötyjä yrityksesi voi saavuttaa automatisoimalla hankinnasta maksuun -prosessia. Jopa pienet muutokset voivat tehdä organisaatiosi toiminnasta kannattavamman. Basware on kehittänyt ainutlaatuisen hankinnasta maksuun -mallin, jonka avulla organisaatiot voivat verrata hankinnasta maksuun -prosessinsa automaatiotasoa alan huippuihin.
|
Mikä on yrityksesi vuotuinen liikevaihto? | ||
|
Mikä on yrityksesi toimiala? | ||
|
Kuinka monta ostolaskua organisaatiosi vastaanottaa vuosittain? | ||
|
Kuinka monta päätoimista työntekijää (henkilötyövuosi) teillä on ostoreskontrassa? |
htv eli henkilötyövuosi kuvaa kokoaikaiseksi muutetun henkilön työpanosta.
|
|
|
Kuinka suureksi arvioit kontrolloitujen ostojen osuuden hankintatoimen vastuulla olevista ostoista? |
Hankintatoimen kontrolloimat kulut viittaavat ostoihin, jotka ovat virallisesti hankintatoimen organisaation hallinnon alaisuudessa. Kontrolloituihin tekijöihin voi kuulua esimerkiksi neuvotteluiden hallinnointi (kilpailutusprosessi, huutokaupat), sopimustenhallinnan käytännöt, ostojen keskittäminen halutuille toimittajille, toimittajayhteistyön kehitysohjelmat, kuluanalyysi ja toimittajien suorituskyvyn seuraaminen koko toimitusajalta.
|
|
Tulos: Kehittyvä organisaatio Koordinoidut toiminnot Verkottuminen Dynaamiset prosessit
Organisaatiosi on hankinnasta maksuun -mallin vaiheessa .
Kehittyvässä organisaatiossa sähköinen ostolaskujen kierrätys lisää läpinäkyvyyttä toimittajakohtaisiin maksusitoumuksiin ja helpottaa rahavirran ennustamista. Verkkolaskuja vastaanotetaan suurimmilta toimittajilta. Luotettavuus ja ketteryys lisääntyvät, kun siirrytään taulukkolaskennasta automaatiota tuovaan suunnittelu- ja raportointijärjestelmään.
Prosessiautomaatio yhdistää toimintatapoja talouden ja hankinnan välillä. Sähköinen hankintajärjestelmä vähentää villiä ostamista ja integroi toimittajat osaksi hankinnan ja talouden prosesseja. Joustavan suunnittelu- ja raportointijärjestelmän avulla siirrytään eurojen budjetoinnista aidosti liiketoimintalähtöiseen eli organisaation ansaintalogiikkaan perustuvaan suunnitteluun.
Toimittajat integroidaan tiiviisti osaksi organisaation hankinnasta maksuun – prosessia. Katalogipohjainen ostaminen, sähköinen tilaaminen ja verkkolasku lisäävät kykyä ennustaa rahavirtaa. Liiketoimintalähtöinen suunnittelu sekä eri järjestelmien integraatio auttavat näkemään tulevaisuuteen tarkemmin ja luotettavammin. Verkottumalla organisaatio saavuttaa selvää kilpailuetua muuttuvissa markkinaolosuhteissa. Sisäisen ja ulkoisen laskennan yhdistäminen tehostaa prosesseja entisestään kun käytössä ovat samasta lähteestä saatavat luvut ja vältytään tuplatöiltä.
Tehostuneet hankinta- ja talousprosessit parantavat organisaation toiminnan tuottavuutta. Täydellisen läpinäkyvyyden ansiosta organisaatio pystyy helposti reagoimaan muuttuvaan toimintaympäristöön.
Näin organisaatiosi sijoittuu suhteessa tehokkaimpiin toimijoihin:
Ensimmäiset vaiheet saattavat vaikuttaa haastavilta, mutta ne ovat myös palkitsevimpia. Kun ensimmäistä kertaa siirrytään sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn ja vastaanotetaan verkkolaskuja, tehokkuus paranee huomattavasti ja kulut pienenevät. Kehittyvät yritykset voivat jatkaa prosessin automatisointia ja tehostaa toimintaansa ottamalla käyttöön automaattisen laskujen täsmäytyksen tilauksiin ja sopimuksiin.
Organisaatiot, joiden toiminnot on koordinoitu, ovat tehokkaampia, ja ne hallitsevat prosessejaan paremmin synkronisoimalla hankintatoimen ja taloushallinnon prosessit hankinnasta maksuun -ratkaisuiden avulla. Vaikutus on käsin kosketeltava: tieto liikkuu saumattomasti tilausvaiheesta aina maksun suorittamiseen.
Kun hankintatoimi on integroitu talousosaston kanssa, strategista ajattelua voidaan kehittää täysin integroidulla kilpailutusmallilla, jossa yhdistyvät talouden, hankintatoimen ja valittujen toimittajien yhteiset toimintaperiaatteet. "Ei tilausta, ei maksua" ei ole enää iskulause, vaan pikemminkin sääntö.
Dynaamisesti reagoiva organisaatio on saavuttanut toimintakykynsä huipun. Organisaation kulut ovat minimissään ja tehokkuus ja prosessinhallinta huipussaan. Koska talous on hallinnassa, organisaatio hallitsee myös tulevaisuuttaan. Organisaatiossa ymmärretään, miten raha liikkuu. Prosessit ovat läpinäkyviä, joten organisaatio voi kohdentaa käyttöpääomansa strategisesti, eikä se tarvitse paljoa ulkoista pääomaa.
Lue lisää seuraavan vaiheen kehitysaskeleista ›Onko organisaatiosi valmis siirtymään hankinnasta maksuun -mallin seuraavaan kehitysvaiheeseen?
Nämä tulokset muodostavat yleiskuvan organisaatiosi tämänhetkisestä hankinnasta maksuun –prosessin automaatiotasosta ja siitä, millä toimilla voisitte kehittää toimintaa jatkossa. Yksilöllisemmän analyysin ja organisaatiosi tarpeisiin sovitetut ohjeet toiminnan tehokkuuden parantamisesta saat ottamalla meihin yhteyttä.
Juha Väänänen
Vice President, Sales
Ensimmäisen vaiheen organisaatioiden ominaisuudet
Toisen vaiheen organisaatioiden ominaisuudet
Kolmannen vaiheen organisaatioiden ominaisuudet
Neljännen vaiheen organisaatioiden ominaisuudet
| Keskitaso | |
|---|---|
| Tuottavuus- käsiteltyä laskua per htv | |
| Verkkolaskujen osuus saapuvista ostolaskuista | |
| Laskun kiertoaika (päivää) | |
| Laskujen täsmäytysaste (tilauksiin tai sopimuksiin) | |
| Poikkeamanhallinta-aste | |
| Oikea-aikaisesti maksettujen laskujen osuus | |
| Kustannusten (spendin) osuus liikevaihdosta ko. toimialalla | |
| Keskimääräinen kustannusten (spendin) suuruus ko. toimialalla | |
| Kontrolloitujen kustannusten osuus | |
| Sopimuksiin perustuvien ostojen osuus tilauksista | |
| Ohiostojen osuus tilauksista | |
| Hankintatoimen osuus liikevaihdosta | |
| Tuoteluetteloihin perustuvien hankintojen osuus | |
| Keskimääräinen hankintaehdotuksesta tilaukseen -kiertoaika (päivää) | |
Seuraava vaihe: Koordinoidut toiminnot Verkottuminen Dynaamiset prosessit
Kuvaus
Prosessiautomaatio yhdistää toimintatapoja talouden ja hankinnan välillä. Sähköinen hankintajärjestelmä vähentää villiä ostamista ja integroi toimittajat osaksi hankinnan ja talouden prosesseja. Joustavan suunnittelu- ja raportointijärjestelmän avulla siirrytään eurojen budjetoinnista aidosti liiketoimintalähtöiseen eli organisaation ansaintalogiikkaan perustuvaan suunnitteluun.
Toimittajat integroidaan tiiviisti osaksi organisaation hankinnasta maksuun – prosessia. Katalogipohjainen ostaminen, sähköinen tilaaminen ja verkkolasku lisäävät kykyä ennustaa rahavirtaa. Liiketoimintalähtöinen suunnittelu sekä eri järjestelmien integraatio auttavat näkemään tulevaisuuteen tarkemmin ja luotettavammin. Verkottumalla organisaatio saavuttaa selvää kilpailuetua muuttuvissa markkinaolosuhteissa. Sisäisen ja ulkoisen laskennan yhdistäminen tehostaa prosesseja entisestään kun käytössä ovat samasta lähteestä saatavat luvut ja vältytään tuplatöiltä.
Tehostuneet hankinta- ja talousprosessit parantavat organisaation toiminnan tuottavuutta. Täydellisen läpinäkyvyyden ansiosta organisaatio pystyy helposti reagoimaan muuttuvaan toimintaympäristöön.
Ominaisuudet
- Ostoreskontratoiminnot on organisoitu palvelukeskukseen, jossa on standardisoidut ja automatisoidut prosessit
- Ostoreskontra keskittyy tehokkuuden mittaamiseen sekä laskujen ja maksamisen sähköistämiseen
- Hankinta- ja talousosastot alkavat yhtenäistää prosesseja sähköisten ratkaisujen avulla
- Resursseja voidaan hyödyntää strategisesti taktisen sijaan
- Hankintatoimi keskittyy kulujen pienentämiseen, suorien ja epäsuorien kulujen hallinnan kehittämiseen ja säännöstenmukaisuuteen
- Toimittajayhteistyö tiivistyy
- Sekä talous että hankintatoimi tukevat yhtenäistä rahavirtastrategiaa
- Ostoreskontra on SLA-pohjainen palvelutoiminto
- Riskienhallintaohjelmat ovat laajasti käytössä
- Matka- ja kululaskujen käsittely on automatisoitu
- Hankintatoimi tukee yrityksen liiketoimintatavoitteita keskittymällä strategiseen kilpailutukseen
- Kilpailutuksen ja sopimustenhallinnan prosessit on yhtenäistetty ja automatisoitu
- Toimittajamäärää on strategisesti vähennetty, ja toimittajayhteydet ovat sähköisiä
- Johtoporras pystyy hallitsemaan prosesseja paremmin ja muodostamaan tarkkoja ennusteita
- Organisaation toiminnot ovat saumattomia, yhdenmukaisia ja tehokkaita; hankinnasta maksuun -prosessit ovat maailmanluokkaa
- Ostoreskontra on avainasemassa pääoman tuoton maksimoimiseen tähtäävissä rahavirtastrategioissa
- Riskinhallintaohjelmat ovat yhteisesti koordinoitu talouden ja hankintatoimen kanssa
- "Ei tilausta, ei maksua" -sääntö käytössä
- Matka- ja kululaskujenhallinta on integroitu osa hankinnasta maksuun -prosessia
- Hankinnan prosessit on koordinoitu täysin yrityksen muiden toimintojen ja tavoitteiden kanssa
- Hankintatoimi keskittyy toimitusketjun tuottavuuden parantamiseen
- Toimittajayhteydet täysin integroitu osaksi hankinnasta maksuun -prosessia
- Talousosasto ja johto saavat täydellisen kuvan yrityksen rahavirrasta, jolloin toimintaa voidaan suunnitella tarkemmin
- Säästöt ja lisääntynyt käyttöpääoma parantavat yrityksen kannattavuutta
Lue lisää koordinoitujen toimintojen erityispiirteistä.
Lue lisää verkottumisesta.
Lue lisää dynaamisista prosesseista.