Hankintaprosessi

Baswaren ratkaisut hankintaprosessin hallintaan antaa reaaliaikaisen näkymän hankintoihin, kuluihin ja suunniteltuihin investointeihin. Kilpailutusten kautta tehtyjen sopimusten noudattaminen ja niihin liittyviin sitoumuksiin hallinta organisaatiossa varmistetaan. Hankintaprosessi sopimusten hallinnasta ja päivittäisestä ostamisesta toimittajayhteistyöhön on täysin kontrollissa. Tehokas hankintaprosessi varmistaa luotettavan tavan keskittää ostot halutuille toimittajille sekä saavuttaa kustannussäästöjä hankintatoimesta.

Basware kärjessä maailman parhaiden hankintajärjestelmien vertailussa

Basware arvioitiin johtavaksi hankinnasta maksuun - prosessin ratkaisuntarjoajaksi, jonka erityisvahvuudeksi mainittiin keskittyminen koko prosessiketjuun. Tutkimusyhtiö Forrester Research Inc. arvioi maaliskuun 2011 raportissaan 11 suuryrityksille sopivaa hankintajärjestelmää. Palveluntarjoajia vertailtiin 70 kriteerin perusteella, joihin kuuluivat mm. nykyinen tuotetarjonta, strategia sekä läsnäolo markkinoilla. Raportti antaa hyvin yksityiskohtaisen kuvan markkinoilla olevista hankintajärjestelmistä.

Uuden ajan hankintaprosessi

Baswaren hankintaprosessin ratkaisut mahdollistavan aidon yhteistyön hankinnan ja talouden välillä sekä tiiviin toimittaja-integraation. Pirstaleinen tieto ja integroimattomat talous- ja hankintaprosessit ovat menneisyyttä. Automatisoitu hankinta-prosessi poistaa manuaalisen prosessin virheet, koska hankintajärjestelmä huolehtii ostoprosessin kaikista vaiheista.

Baswaren hankintatoimen ohjelmistoratkaisun avulla voidaan merkittävästi tehostaa ja automatisoida samanlaisina toistuvia työvaiheita. Näitä ovat esimerkiksi toimittajien kilpailuttaminen ja tarjouspyynnöt, sopimusten hallinta, tuotetiedon (katalogien) ylläpito, hankintaehdotusten laatiminen ja hyväksyntä, toimittajasopimusten toteutumisen valvonta ja ohjaaminen, ostotilausten käsittely sekä ongelmatilanteiden selvittely.

Baswaren ratkaisut hankintaprosessin tehostamiseen

Baswarella on tarjota ratkaisut erilaisiin hankintatoimen tarpeisiin. Hankintajärjestelmän voi ostaa käyttövalmiina ratkaisuna, joka pitää sisällään valmiiksi mallinnetut prosessit ja tuotesisällön avaintoimittajilta. Tämä hankintaprosessin kokonaisvaltainen tehostamisen ratkaisu Basware Purchase Ready on käytössä kahdessa kuukaudessa ja mahdollistaa nopea tulosten saavuttamisen.

Hankintaprosessien eri vaiheet voidaan tehostaa kerralla tai vaiheittain Baswaren ratkaisutarjonnalla. Ostoprosessin eri vaiheet voidaan hallita Basware Purchase Management ratkaisulla. Hankinnan suuri ostovolyymi ohjataan katalogeihin, jolloin varmistetaan sopimushinnat sekä sovittujen alennuksien, että toimitus- ja maksuehtojen hyödyntäminen.  

Liiketoimintasopimusten hallittu käsittely hoituu Basware Contract Lifecycle Management ratkaisulla. Se helpottaa sopimusten koordinointia, raportointia ja useiden liiketoimintaprosessien valvontaa sekä toimittajien seurantaa hankintaketjun eri vaiheissa. Järjestelmä tarjoaa hallitun tavan kehittää ja ylläpitää asiakas- ja kumppanisopimuksia yhdessä keskitetyssä paikassa.

Toimittajat integroidaan hankintaprosessiin mukaan Baswaren yhteyspalveluiden välityksellä. Ostotilauksien ja laskujen välitys, tilausvahvistusten vastaanotto sekä tuotekatalogien lähetys hoituvat Baswaren yhteyspalveluiden välityksellä.

Baswaren asiantuntijapalvelut tukevat hankintaprosessin tehostamisen kaikissa vaiheissa. Asiantuntijapalveluilla varmistetaan hankintaprosesseille asetettujen tavoitteiden saavuttamisen sisällön, aikataulun, laadun, resurssien mitoittamisen sekä muutoksenhallinnan kannalta.

Hankintatoimen kehittämisessä mukana

Hankintaprosessia kehittävien ratkaisujen tarjoajana Basware osallistuu Suomessa innovatiivisen foorumin jatkuvan hankintatoimen ammattitaidon ja osaamisen kehittämisen LOGY ry:n jäsenenä.

Palveluiden ostaminen osana hankintatoimea

Onko palveluiden ostaminen oikeastaan kovinkaan erilaista verrattuna tuotteiden ostamiseen? Nykyään moniin tuotteisiin liittyy kiinteänä osana myös palvelua, ja päinvastoin, eli rajat "tuotteen" ja "palvelun" välillä ovat kaventuneet. 

Epäsuoran hankinnan haltuunotto ja näin organisaation koko hankintatoimen käsittely suunnitelmallisena prosessina edellyttää, että myös palveluita ja niihin liittyviä ostokategorioita käsitellään yhtenäisesti. Toiminnan tehostamisen kannalta tulisikin kiinnittää enemmän huomioita ostamisen samankaltaisuuksiin kuin eroavaisuuksiin.

Palvelun perinteistä "monimutkaisuutta" vähentääkseen monet palveluiden tuottajat ovat myös kehittäneet ja standardisoineet palvelujaan, jotta niiden myyminen ja sitä kautta ostaminen olisi helpompaa.

Palvelukategoriat hallintaan

Tuotteiden ostamisessa on useita toimintatapoja, jotka voidaan suoraan ottaa käyttöön palvelukategorioiden osalta.

Palveluhankintoja voidaan suorittaa tehtyihin sopimuksiin perustuen, niitä varten voi olla omat budjettinsa sekä niihin liittyvät hyväksymiskäytännöt. Tilaaminen ja hyväksyminen tehdään sähköisen hankintajärjestelmän puitteissa samalla tavoin kuin tuotteiden ostoprosessissa. Näin saadaan läpinäkyvyys kaikkeen ostamiseen ja yhtenäinen prosessi myös palveluiden hankintaan ja tilaamiseen.

Matkahallinta ostamisen funktiona

Matkahallinta on osa-alue, jonka keskittäminen ja sähköistäminen on ollut jo pitkään arkipäivää organisaatioissa. Matkan tilaaminen ja hyväksyntä tehdään jo sähköisenä työntekijän ja esimiehen toimesta ja matkahallinnon ammattilaiset puolestaan hoitavat sopimukset ja tilaukset.

Matkustamiseen liittyy paljon matkatoimisto- ja hotellipalveluita, joiden ostovolyymeistä ja ostamisen jakautumista orgnisaation sisällä on jo saatavilla matkahallintajärjestelmistä raportteja.