Hankintajärjestelmä tehokkaasen hankintojen hallintaan
Sähköinen hankintajärjestelmä virtaviivaistaa ja nopeuttaa organisaation hankintaprosessin tarjoamalla kustannustehokkaan tavan hallita ja kontrolloida ostoprosessin kaikkia vaiheita. Ostotilausten ja tuotekatalogien sähköinen välitys siirtää hankintatoimen uudelle automaation tasolle ja parantaa merkittävästi ostaja-toimittaja -kommunikaation ajantasaisuutta ja luotettavuutta.
Hankintajärjestelmällä kokonaisvaltainen kulujenhallintaprosessi
Jatkuvat muutokset liike-elämässä ja maailmantaloudessa vaativat organisaatioiden käyttöön joustavat ja nopeasti muunneltavat välineet. Baswaren ainutlaatuinen hankintajärjestelmä kattaa koko kulujenhallinnan prosessin. Sähköinen hankintajärjestelmä tehostaa organisaation hankintaprosessin tarjoamalla kustannustehokkaan tavan hallita ja yhdenmukaistaa hankintaehdotusten luomista ja hyväksyntää sekä tilausprosessia.
Hankintajärjestelmä sopii erityisen hyvin epäsuoriin ostoihin, joita ovat kaikki ne hankittavat tuotteet ja palvelut, jotka eivät liity suoraan hinnoiteltuna myytävään tuotteeseen. Näistä hankinnoista on tunnistettavissa merkittäviä säästömahdollisuuksia.
Esimerkkejä ei-tuotannollisista hankinnoista ovat kunnossapito, tietotekniikka, tehdastoiminnot, tuotantotyövälineet, henkilöstötarpeet, tukipalvelut, kuljetuspalvelut, markkinointi, kiinteistöpalvelut (esimerkiksi siivous ja vartiointi), rahoitus ja vakuutus, toimistotarvikkeet, erilaiset sisäiset palvelut ja liikematkustus.
Kontrolloitu ja automatisoitu tilaus-toimitusketju hankintajärjestelmällä
Ensimmäinen vaihe varsinaisessa ostamisessa on hankintaehdotuksen luominen. Hankintaehdotus luodaan joko valitsemisella tuote/palvelu katalogista tai tekemällä vapaa-tekstitilausehdotus. Ohjaamalla suurin osa ostamisesta katalogeihin varmistetaan sopimusten mukainen ostaminen, jolloin sopimuksiin liittyvä hankintatieto on kaikkien saatavilla.
Sähköinen hankintajärjestelmä huolehtii hankinnan kirjaamisesta oikealle kirjanpidon tilille ja kustannuspaikalle, näin parantaen organisaation keräämän taloudellisen tiedon luotettavuutta. Tästä on merkittävää hyötyä kuluanalyysissä, budjetoinnissa ja strategisessa hankintatoimen kehittämisessä. Vapaatekstimuotoinen hankintaehdotus sopii vaativille tuotteille ja palveluille, joita ei monimutkaisuutensa vuoksi ole käytännöllistä esittää katalogimuodossa. Valittujen toimittajien sopimuksiin voidaan yhdistää hankintaehdotukset automaattisesti, mikä helpottaa kulujen kontrollia sekä sopimusten noudattamista.
Katalogiostamisen avulla parannetaan tuotetiedon laatua. Tietoa voidaan näin tehokkaammin hyödyntää hankinnasta maksuun -prosessin automatisoinnissa. Hyväksytty hankintaehdotus välitetään sähköisesti toimittajalle. Tarvittavat vastaanottokuittaukset tehdään ja saapunut lasku täsmäytetään automaattisesti tilaukseen.
Monipuolinen ja joustava hankintajärjestelmä mahdollistaa toimittaja- ja järjestelmäintegraatiot
Laadukas tuotetieto, joka saadaan hankintajärjestelmään katalogien välityksellä tekee ostamisesta helppoa. Toimittajat voivat toimittaa tuotetietoa suoraan Baswaren hankintajärjestelmään tai järjestelmä voidaan integroida toimittajien järjestelmien kanssa. Basware tekee myös aktiivisesti yhteistyötä esimerkiksi toimittajien ja tuotehinnastojen käsittelyyn erikoistuneiden yritysten kanssa.
