Maksuliikenne

Basware Maksuliikenne jatkojalostaa pankeista noudetut tiliotteet automaattisesti kirjanpidon rahatilikirjauksi, ja laajenee halutessasi jopa ostoreskontraksi. Ohjelmisto sopii hyvin niin moniyritys-, kuin palvelukeskusympäristöönkin.

Hyvin toimiva pankkiyhteysohjelmisto on tärkeä osa kassanhallintaa ja automatisoitua taloushallintoa. Maksun syöttö käy kätevästi ja virheettömästi muodostamalla maksu napin painalluksella noudetuista verkkolaskuista tai lukemalla paperilaskun tiedot viivakoodinlukijalla. Maksut voidaan tiliöidä joko heti niiden syöttövaiheessa tai myöhemmin tiliotteella. Tiliöidyt tapahtumat siirretään konekielisesti kirjanpitoon ja kassasuunnittelun.

Ohjelmiston automatiikka hoitaa tiedonsiirron tehokkaasti ja virheettömästi. Basware Maksuliikenteessä on valmiit liittymät kolmannen osapuolen taloushallinnon järjestelmiin, kuten kirjanpitoon, ostoreskontraan ja palkanlaskentaan.

Automaattitiliöinti toistuviin suorituksiin

Automaattitiliöinti automatisoi tiliotekäsittelyn ja poistaa manuaalisen työn sekä virheet samankaltaisena toistuvien tapahtumien käsittelyssä. Jo muutamalla yksinkertaisella säännöllä voit automatisoida lähes kaikkien tapahtumien tiliöinnin. Työtapa muuttuu siten, että vain poikkeavat tapahtumat tiliöidään käsin. Samalla tiliöinnin tarkkuus paranee, kun virheet vähenevät. Säästät näin merkittävästi aikaa, kun rutiininomainen työ vähenee.

CASE: FSP automatisoi Maksuliikenteellä tiliotteiden tiliöinnin

Forssan Seudun Puhelin eli FSP on tyytyväinen Maksuliikenteen Automaattitilöinti-piirteeseen.

- Toivoimme, että Automaattitiliöinti rationalisoisi jälleen yhden taloushallinnon osatehtävän. Tavoitteena meillä oli työn tehostuminen. Erityisesti odotimme sijaisten työn helpottuvan, kertoo osastopäällikkö Rauno Ojarinta.

Mitä saavutettiin?

• Maksuliikenteen automaattitiliöinnin käyttöönoton jälkeen tilöintityö on helpottunut ja muuttunut mielenkiintoisemmaksi toistotyön vähennyttyä.
• Noin 95 % tapahtumista tiliöityy automaattisesti, eli rutiinityön määrä on vähentynyt merkittävästi.

- Uusien sääntöjen tekeminen on helppoa. Olemme saaneet enemmän tilaa kehittämiselle ja luovuudelle, iloitsee Maksuliikenteen pääkäyttäjä Ritva Ojala.

Erityisesti Ritva Ojala arvostaa sitä, että työn voi tehdä nyt etukäteen ja suunnitellusti.  

- Virheet ovat vähentyneet. Aikaisemmin vähäisetkin virheet aiheuttivat paljon työtä, kun niitä piti selvittää. Se vei aikaa, kertoo Ritva Ojala.

- Nyt sijaisten on myös helpompi toimia, kun on vähemmän muistettavaa. Työt voidaan siis jakaa järkevästi tilanteiden mukaan, arvioi Rauno Ojarinta.

FSP:llä on kuusi pankkitiliä ja lisäksi käteistili. Myyntilaskuja on noin 100 000 ja ostolaskuja noin 4 500 kappaletta vuodessa. Toistuvaissuorituksia ovat esimerkiksi palkat 24 kertaa vuodessa ja osinkomaksatuserät noin 100 kertaa vuodessa.

FSP:ssä luotiin noin 50 tiliöintisääntöä. Valtaosa säännöistä on yksinkertaisia, ja niissä tarkistetaan kirjausselite, tapahtumatyyppi ja maksaja tai saaja tai tapahtumaa kuvaava avainsana. Monimutkaisemmissa säännöissä käytetään useampia hakutekijöitä, ja tapahtuman tilöinti jakaantuu useampaan osaan.

Maksuliikenneprosessin vaativat kontrollit

SOX Compliance -piirre tuo nykyaikaiset tavat kontrolloida maksuliikenteen toimintoja ja tehdä ne läpinäkyviksi. Se sisältää sisäänrakennettuna parhaat toimintatavat ja poistaa henkilösidonnaisia riskejä. Piirteen avulla paperiset maksuluettelot käyvät tarpeettomiksi ja siten saavutetaan todellinen kontrolli muodollisen kontrollin sijaan. 

Ostoreskontrapiirre

Ostoreskontrapiirteellä käsitellään ostovelkamaksut yhtä helposti kuin kassaperusteisekin maksut. Ostoreskontrapiirre sisältää ostoreskontran perustoiminnot. Ostolaskujen käsittelyyn suoriteperusteisesti ja maksamiseen ei tarvita muita ohjelmistoja. Ratkaisu on integroitu kokonaisuus, joka käyttää yhteisiä perustietoja, kuten toimittaja- ja käyttäjätiedot. Kun perustiedot ovat samat, niiden hallinta on helppoa eikä edellytä tietojen siirtoa. Ostoreskontrapiirteen avulla korvaat yhden ylläpidettävän järjestelmän kokonaan.