Lähetä verkkolaskut sähköpostitse
helposti ja tehokkaasti

Verkkolaskuihin siirtyminen on paljon kuviteltua helpompaa. Päästäksesi alkuun tarvitset vain sähköpostin ja mahdollisuuden PDF-tiedostojen luomiseen. Basware e-Invoice Email -palvelun avulla verkkolaskujen lähettäminen on näin yksinkertaista.

 

Miksi laskujen lähettäminen sähköpostitse on järkevää

Laskujen lähettäminen sähköpostitse on vaivatonta ja kustannustehokasta, sillä tarvitset vain

  • laskut PFD-tiedostoiksi tallentamaan kykenevän sovelluksen (verkossa on saatavana useita maksuttomia muuntosovelluksia)
  • sähköpostitilin.

Basware e-Invoice Email -palvelun edut

  • Asiakkaiden vaatimus laskujen vastaanottamisesta verkkolaskuina täyttyy
  • Helppo käyttöönottaa: lähetät testilaskut, joihin perustuen me perustamme palvelun
  • Helppo käyttää: luo, liitä ja lähetä, niin me teemme loput
  • Säästä rahaa paperi-, tulostus- ja postituskustannuksissa heti käyttöönotosta lähtien
  • Laskutusprosessi pysyy täysin hallinnassasi, sillä ainoastaan verkkolaskun muodostaminen on ulkoistettu

Tärkeimmät ominaisuudet

  • Otsikkotason laskudata (Baswaren luoma XML-tiedosto)
  • Palveluna tarjottuna ei vaadi lisälaitteistoja tai -ohjelmistoja
  • Asiakastuestamme saat tarvitsemasi avun heti alusta alkaen
  • Taattu verkkolaskujen toimitus vastaanottajille
  • Alkuperäinen laskun PDF-kuva liitetään toimitettuun verkkolaskuun (jos vastaanottaja voi vastaanottaa liitetiedostoja)
  • Sähköinen allekirjoitus on saatavana lisäpalveluna (katso alla oleva kohta ”Mikä on sähköinen allekirjoitus?”)
  • Selainkäyttöisen Basware Transactions Monitor -valvontatyökalun avulla on mahdollista valvoa lähetettyjä laskuja ja niiden etenemistä

Yksityiskohtaiset tiedot ja ohjeet

Näin palvelu toimii

Basware e-Invoice Email -palvelun avulla laskujen lähettäminen on erittäin nopeaa ja yksinkertaista. Luo ensin lasku millä tahansa laskun PDF-tiedostoksi tallentamaan kykenevällä ohjelmalla ja tallenna se tietokoneelle.

Tämän jälkeen sinun tarvitsee vain laatia sähköpostiviesti. Voit luoda sähköpostiviestin millä tahansa sähköpostiohjelmistolla. Viestiin tarvitset PDF-tiedoston lisäksi vain asiakkaasi verkkolaskuosoitteen. Tämä osoite on yksilöllinen tunniste, jonka avulla taataan laskun toimitus oikealle vastaanottajalle (katso alla oleva kohta ”Mikä on verkkolaskuosoite?”).

Voit nimetä verkkolaskujen lähettäjiksi enintään viisi henkilöä. Lähettäjän sähköpostiosoite on hänen yksilöllinen tunnisteensa Basware e-Invoice Email -palvelussa.

Kun olet lisännyt asiakkaan verkkolaskuosoitteen sähköpostiviestin vastaanottajakenttään ja liittänyt laskun PDF-kuvan viestiin, voit lähettää viestin verkkolaskupalveluumme. Me muunnamme PDF-kuvan verkkolaskuksi ja lähetämme sen asiakkaallesi. Kussakin sähköpostiviestissä voi olla vain yksi lasku.

Mikä on verkkolaskuosoite?

Verkkolaskuosoite on verkkolaskujen lähettäjille ja vastaanottajille osoitettu yksilöllinen numero. Tavallisesti se johdetaan organisaation Y-tunnuksesta tai muusta yritystunnisteesta. Selvitä asiakkailtasi heidän verkkolaskuosoitteensa ennen palvelun käytön aloittamista.

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus varmistaa laskun tietojen eheyden lähetyksen aikana. Jos lähetät laskuja maasta, jossa edellytetään sähköisen allekirjoituksen lisäämistä verkkolaskuihin, tai asiakkaasi on tällaisessa maassa, Basware voi allekirjoittaa verkkolaskut sähköisesti puolestasi.

Kun asiakkaasi on vastaanottanut laskun, voit ladata sähköisen allekirjoituksen sisältävän laskun kopion arkistoosi Basware Transactions Monitor -työkalun avulla. Työkalussa on myös nähtävillä kaikki lähetetyt laskut ja sellaisten laskujen tila, jotka eivät ole vielä saapuneet vastaanottajalle.

Helppo käyttöönottaa

 
  1. Palvelu tilataan tilauslomakkeella, johon kirjoitetaan laskujen lähettämiseen käytettävät sähköpostiosoitteet. Näistä sähköpostiosoitteista tehdään lähettäjäosoitteita.
  2. Kun tilaus on vahvistettu, sinun tarvitsee vain lähettää meille 5–10 testilaskua, jotka edustavat erilaisia käyttämiäsi laskutyyppejä.
  3. Otamme sinuun yhteyden, kun olemme käsitelleet lähettämäsi testilaskut ja palvelu on valmis tuotantokäyttöön.

Helppo käyttää

 
  1. Ota yhteys asiakkaisiin ja selvitä heidän verkkolaskuosoitteensa.
  2. Kirjoita sähköpostiviestin vastaanottajaksi asiakkaasi verkkolaskuosoite@bt.basware.com (esim. 1234567@bt.basware.com, jossa 1234567 on asiakkaasi verkkolaskuosoite). Voit jättää viestin aiheen ja sisällön tyhjiksi, sillä näitä tietoja ei toimiteta vastaanottajalle.
  3. Liitä laskun PFD-kuva sähköpostiviestiin ja lähetä viesti. Siinä kaikki!
  4. Jos laskun toimituksessa on ongelmia, ilmoitamme sinulle asiasta sähköpostitse.

 

Jaa: