Riskienhallinta ja sisäinen valvonta

Taloudelliseen raportointiin liittyvät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmät

Ylin vastuu kirjanpidosta ja varainhoidon valvonnasta kuuluu Basware Oyj:n hallitukselle. Hallitus vastaa sisäisestä valvonnasta, ja toimitusjohtaja huolehtii valvonnan käytännön järjestämisestä ja valvonnan toimivuuden seurannasta. Liiketoiminnan ohjaus ja valvonta tapahtuvat koko konsernin kattavan raportointi- ja ennustejärjestelmän avulla. Toimitusjohtaja ja talousjohtaja toimittavat hallituksen ja johtoryhmän kokouksiin kuukausittaisiin raportteihin perustuvan katsauksen konsernin tilanteesta ja kehityksestä.

Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestelmä

Konsernin riskienhallintatoimintaa ohjaavat lain vaatimukset, omistajien liiketoiminnalle asettamat tavoitteet sekä asiakkaiden, henkilöstön ja muiden tärkeiden sidosryhmien odotukset. Riskienhallinnan tavoitteena on tiedostaa ja tunnistaa systemaattisesti ja kattavasti yhtiön toimintaan liittyvät riskit sekä varmistaa, että riskejä hallitaan asianmukaisesti liiketoimintaan liittyviä päätöksiä tehtäessä.

Yhtiön riskienhallinta tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista ja varmistaa liiketoiminnan jatkuvuuden. Basware ottaa riskejä, jotka luontaisesti kuuluvat strategiaan ja tavoitteisiin. Yhtiö ei ole valmis ottamaan riskejä, jotka ovat toiminnan jatkuvuuden vaarantavia tai hallitsemattomia ja jotka voivat oleellisesti vahingoittaa yhtiön toimintaa.

Yhtiön riskienhallintamallin mukaisesti riskit luokitellaan kuuteen ryhmään: liiketoiminta-, tuote-, henkilöstö-, lainopilliset, taloudelliset ja tietoturvariskit. Riskienhallinnan vastuut noudattavat muun liiketoiminnan ja organisaation mukaista vastuunjakoa. Kullekin ryhmälle on nimitetty riskienhallinnasta vastaava henkilö. Riskienhallinnan prosessissa riskit pyritään tunnistamaan ja arvioimaan, minkä jälkeen suunnitellaan ja toteutetaan käytännön toimenpiteet kunkin riskin osalta. Toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi riskin välttäminen, sen pienentäminen eri keinoin tai riskin siirtäminen vakuutuksin tai sopimuksin. Yhtiö on laatinut kriisiviestinnän ohjeistuksen osana riskienhallintaprosessiaan.

Baswaren riskienhallintaprosessin mukaan yhtiön hallitukselle raportoidaan kerran vuodessa kootusti riskikartoituksen perusteella havaitut keskeisimmät riskit. Hallitus analysoi yhtiön riskit omistaja-arvon näkökulmasta. Vuonna 2013 riskienhallintaprosessin mukaisen raportoinnin mukaan hallituksen tietoon tulleet olennaisimmat riskit liittyvät yhtiön kykyyn investoida verkkolaskuliiketoiminnan kasvuun, kilpailukyvyn ylläpitämiseen ja Alusta-teknologiaan pohjautuvien ratkaisujen tuotejohtajuuden varmistamiseen, kasvavan palveluliiketoiminnan tuotannon laadun, toiminnan jatkuvuuden ja säännösten vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen, uusasiakashankinnan parantamiseen ja verkkolaskuliiketoiminnan transaktiovolyymin kasvattamiseen, skaalautuvia liiketoiminta- ja jakelumalleja tukevien tuotteiden ja palvelujen sekä niitä tukevien prosessien, tietojärjestelmien ja organisaation kehittämiseen, yritysostohankkeiden onnistuneeseen valmisteluun ja toteutukseen, immateriaalioikeudellisen aseman vahvistamiseen sekä olennaisten tase-erien arvostamiseen ja arvonalentumistestauksiin.

Sisäinen valvonta on prosessi, jota suorittaa organisaation hallitus, toimiva johto ja muu henkilöstö saadakseen kohtuullisen varmuuden tavoitteiden saavuttamisesta. Baswaren sisäisen valvonnan viitekehys perustuu kansainväliseen COSO -malliin, jonka on julkaissut Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

Valvontaympäristö

Baswaren sisäisen valvonnan järjestelmän tavoitteena on tukea konsernin strategian toteuttamista ja varmistaa säännösten noudattaminen. Järjestelmä perustuu konsernitason politiikkoihin, ohjeistukseen ja prosesseihin sekä liiketoiminnan ja tukiprosessien kontrolleihin. Baswaren korkea etiikka, arvot ja toimintakulttuuri luovat sisäisen valvontajärjestelmän perustan. Toimintakulttuuria rakentavat hallituksen suorittama yrityksen toiminnan ohjaus ja valvonta, yritysjohdon johtamistapa, yrityksen organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä, globaalien tietojärjestelmien tehokas hyödyntäminen sekä henkilöstön osaaminen ja kehittäminen. Yhtiössä on käytössä globaali HR-järjestelmä.

Talousjohtajan alaisuudessa toimivat konsernin keskitetty taloushallinnon palvelukeskus ja konsernilaskenta sekä controlling-toiminto ovat vastuussa taloudellisen raportoinnin yleisestä valvontajärjestelmästä. Taloudellista raportointia hoidetaan yhtenäisin menetelmin kaikissa konserniyhtiöissä hyödyntäen yhtenäistä toiminnanohjausjärjestelmää ja harmonisoitua tilikarttaa sekä hankintojen hallinnan, osto- ja matkalaskujen sähköisen käsittelyn ja talousohjauksen ohjelmistoja. Koko konsernissa sovelletaan kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (IFRS).

Riskien arviointi

Riskienhallintaprosessiin kuuluu taloudelliseen raportointiin liittyvien riskien tunnistus ja analysointi vuosittain. Lisäksi kaikki uudet riskit pyritään analysoimaan ja raportoimaan heti, kun ne on tunnistettu. Olennaisimmat taloudellisen raportoinnin luotettavuuden riskialueet liittyvät konsernin harjoittama liiketoiminnan laatu ja laajuus huomioiden liikevaihdon tuloutukseen, luottotappiovarauksen käsittelyyn, tuotekehitysmenojen aktivointiin, omaisuuserien testaukseen (sisältäen liikearvon, aktivoidut tuotekehitysmenot ja keskeneräiset hankkeet)  ja laskennallisiin verosaamisiin.

Valvontatoiminnot

Taloudellisen raportoinnin oikeellisuus ja luotettavuus varmistetaan noudattamalla konsernin politiikkoja ja menettelyohjeita. Taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden varmistavia kontrolleja ovat esimerkiksi kirjanpidon transaktioihin liittyvät kontrollit, tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden valintaan ja niiden noudattamiseen liittyvät kontrollit, tietojärjestelmäkontrollit sekä väärinkäytöksiin liittyvät kontrollit.

Konsernin liikevaihdon tuloutus tapahtuu keskitetyn controlling-toiminnon valvonnassa. Konsernilla on kirjoitettu sisäinen tuloutusohjeistus. Liikevaihdon tuloutus perustuu vaadittujen myynti- ja toimitusasiakirjojen olemassaoloon. Konsernin luottotappiovarauksen määrä lasketaan kuukausittain keskitetyssä taloushallinnon palvelukeskuksessa. Laskennan perustana on myyntisaamisten ikääntymisjakauma myyntiyhtiöittäin.

Konsernin tuotekehitysmenojen aktivointimäärä lasketaan kuukausittain keskitetyssä taloushallinnon palvelukeskuksessa. Laskennan perustana on tuotekehityksen projektikohtaisen seurannan dokumentaatio. Konsernilla on kirjoitettu tuotekehitysmenojen aktivointiohjeistus. Liikearvojen alentumistestaus tehdään vuoden viimeisellä neljänneksellä. Laskennassa käytetyt keskeiset muuttujat ovat liikevaihdon ja kustannusten ennakoidut muutosprosentit. Lisäksi viitteitä arvonalentumisista seurataan jatkuvasti. Laskennallisia verosaamisia yhtiöittäin määriteltäessä sovelletaan kunkin maan voimassa olevaa verokantaa. Tytäryhtiöillä on kertyneitä käyttämättömiä verotuksellisia tappioita, joista ei ole kirjattu täysimääräisesti laskennallisia verosaamisia varovaisuuden periaatetta noudattaen. Vuodesta 2008 sovelletun siirtohinnoitteluperiatteen mukaisesti tytäryhtiöille kertyy verotettavaa tuloa, jota vastaan vahvistettuja tappioita voidaan tulevaisuudessa hyödyntää. Pidämme todennäköisenä, että tulevaisuudessa tytäryhtiöissä syntyy verotettavaa tuloa, jota vastaan käyttämättömät verotukselliset tappiot pystytään hyödyntämään. Vuoden 2013 tilinpäätöksessä kirjattiin laskennallisia verosaamisia aikaisempien vuosien kertyneistä käyttämättömistä verotuksellisista tappioista.

Konsernin keskitetty taloushallinnon palvelukeskus ja controlling -toiminto kehittävät jatkuvasti globaaleja luotettavia, yhtenäisiä, skaalautuvia ja tehokkaita toimintatapoja. Globaalisti harmonisoitu tilikartta, konsernin yhteisten tietojärjestelmien korkea automaatioaste ja järjestelmiin sisäänrakennetut valvontapisteet mahdollistavat osaltaan kustannustehokkaan ja tarkastettavissa olevan (audit trail) taloudellisen raportoinnin sisäisen valvonnan prosessin. Tietojärjestelmät tukevat mm. konsernin hyväksymisvaltuuksien noudattamista hankintaehdotuksille ja ostolaskuille. Baswaren taloushallinto mukaan lukien kassanhallinta ja maksuliikenne on keskitetty konserniin, mikä osaltaan vahvistaa kontrollien toimivuutta.

Baswaren kulurakenteesta henkilöstökulut muodostavat valtaosan. Henkilöstökulujen toteumia ja ennusteita seurataan ja ennusteita päivitetään säännöllisesti hyvinkin yksityiskohtaisella tasolla. Controlling-toiminto vastaa komissio- ja bonuslaskennasta globaalisti hallituksen vuosittain hyväksymän kulloinkin voimassaolevan bonusohjelman mukaisesti.

Liiketoiminnan tuloksia ja vuositavoitteiden saavuttamista tarkastellaan kuukausittain johtoryhmän ja hallituksen kokouksissa. Johdon ja hallituksen kuukausiraportointi sisältää sekä toteuma- että ennustetiedot verrattuna tavoitteisiin ja aikaisempien kausien toteumiin. Liiketoimintajohdon käyttöön tuotetuilla talousraporteilla seurataan viikoittain ja kuukausittain tiettyjä myynnin ja myyntisaamisten kehitykseen liittyviä avainlukuja.

Basware pyrkii strategiansa mukaisesti täydentämään orgaanista kasvuaan yritysostoilla. Yritysostohankkeita toteutettaessa pyritään noudattamaan asianmukaista huolellisuutta sekä hyödyntämään yhtiön sisäistä ja ulkoista osaamista suunnitteluvaiheessa (esimerkiksi due diligence), haltuunottovaiheessa (esimerkiksi välitön Baswaren tietojärjestelmien käyttöönotto) sekä integroitaessa ostettuja toimintoja yhtiön muuhun toimintaan (esimerkiksi Baswaren henkilöstökäytäntöjen käyttöönotto).

Viestintä ja tiedotus

Johdon raportoinnin tavoitteena on tuottaa oikea-aikaista ja olennaista tietoa päätöksentekoa varten. Controlling-toiminto ohjeistaa koko organisaatiolle kuukausiraportoinnin yleisperiaatteet sekä vastaa budjetointiin ja ennustamiseen liittyvistä raportoinnin erityisohjeista. Konsernin taloushallinto jakaa sisäisesti säännöllisesti tietoa taloudelliseen raportointiin liittyvistä prosesseista ja käytännöistä, joiden avulla henkilöstö suorittaa sisäisen valvonnan tehtäväänsä. Taloushallinto myös järjestää tarpeen mukaan kohdennettua koulutusta muulle organisaatiolle taloudelliseen raportointiin liittyvistä käytännöistä ja niiden muutoksista.

Konsernin sijoittajaviestintä ylläpitää yhdessä taloushallinnon ja lakiosaston kanssa taloudellisen tiedon julkaisemista koskevia ohjeita.

Seuranta

Seurannalla tarkoitetaan prosessia, jonka avulla Baswaren sisäisen valvonnan järjestelmää ja sen suorituskykyä arvioidaan pitkällä aikavälillä. Omaa toimintaa seurataan Baswaressa jatkuvasti myös erillisten arviointien, kuten sisäisten tarkastusten ja tilintarkastusten sekä asiakkaiden suorittamien toimittaja-auditointien avulla. Baswaren johto seuraa sisäistä valvontaa osana normaalia johtamistyötä. Liiketoimintajohdon vastuulla on varmistaa, että toiminta noudattaa soveltuvia lakeja ja määräyksiä. Konsernin talous- ja controller -toiminnot seuraavat taloudellisen raportoinnin prosessien ja valvonnan noudattamista. Talous- ja controller -toiminnot seuraavat myös ulkoisen ja sisäisen talousraportoinnin oikeellisuutta. Hallitus arvioi ja varmentaa Baswaren sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuuden ja tehokkuuden.

Sisäinen tarkastus avustaa hallitusta Baswaren sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuuden ja tehokkuuden arvioinnissa ja varmentamisessa tekemällä vuosisuunnitelmansa mukaisesti säännöllisiä sisäisiä tarkastuksia konsernin tukitoiminnoissa ja juridisesti itsenäisissä yksiköissä. Baswaren sisäistä valvontaa arvioi myös yhtiön tilintarkastaja. Ulkoinen tilintarkastaja tarkastaa ulkoisen vuositalousraportoinnin oikeellisuuden. Osana juoksevaa tilintarkastusta suoritettu prosessitarkastus kohdistuu osaltaan tyypillisiin taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden varmistaviin kontrolleihin. Olennaisimmat tilintarkastussuunnitelman mukaiset prosessitarkastuksen havainnot ja toimenpidesuositukset raportoidaan hallitukselle.

Jaa: